Hace un instante me ha llamado mi sobrina en pleno ataque de pánico: su portátil se ha apagado sin previo aviso y no había manera de ponerlo en marcha. El problema que la ha llevado a la desesperación ha sido que estaba trabajando en un documento que tiene que entregar en la universidad. Obviamente, no tenía copia de seguridad en otro sitio (de ahí el pánico).
Aunque el problema se ha solucionado sacando la batería y volviendo a colocarla, este ejemplo real como la vida misma me ha servido para escribir este post sobre Dropbox.
Dropbox, para quien no lo conozca, es un programita gratuito que puede desargarse de Dropbox.com. El vídeo en su web (que está en español-latino), explica perfectamente para qué sirve Dropbox.
Sin embargo, en este post quiero centrarme en uno de los usos más básicos: como sistema de copias de seguridad automáticas.
En primer lugar, debes crear una cuenta en Dropbox.com (el registro es gratuito). Con el plan gratuito, Dropbox pone a tu disposición 2GB de almacenamiento en la nube, es decir, en internet. Si necesitas más espacio, puedes conseguirlo pagando por el espacio que necesites.
Puedes pensar en Dropbox como un "pendrive" en la web: del mismo modo que para pasar los documentos de un pc a otro puedes utilizar una memoria USB, puedes realizar el mismo proceso a través de la web de Dropbox. Es decir, en vez de pasar los documentos del pc de casa al pendrive y después del pendrive al ordenador del trabajo, con Dropbox subes los documentos a la web desde tu casa y los descargas desde el ordenador del trabajo. La primera ventaja de Dropbox respecto al pendrive es que no puedes "perder la web de Dropbox" o "dejártela en casa" y otras cosas por el estilo que sí que pueden ocurrir con un pendrive.
La principal desventaja es que tienes que subir los archivos a la web de Dropbox, y dependiendo de la velocidad de tu conexión, este proceso será más o menos rápido.
Afortunadamente los chicos de Dropbox han pensado en ello y te ofrecen un programita que se encargue de todo el proceso por tí. Como ves, en la página de Dropbox es difícil no fijarse en el enorme botón de "Descargar Dropbox".
No importa si tu ordenador es un PC con Windows, un Mac o un ordenador con Linux.... De hecho, no hace falta ni que sea un ordenador y también puedes instalar el programa de Dropbox en tu móvil!
Durante el proceso de instalación de este cliente de Dropbox, deberás introducir tu usuario (la cuenta de correo electrónico con la que te has registrado) y la contraseña. El programa crea una carpeta en "Mis Documentos" (si tu PC es Windows, en tu "Home" en Mac y Linux) llamada "Dropbox".
A partir de ahora, cualquier cosa que coloques en esta carpeta se subirá automáticamente a la web de Dropbox (a ese "pendrive" de 2GB en internet que te ofrece Dropbox de forma gratuita). Así, si estás trabajando en un documento superimportante y tu ordenador se apaga de pronto, la última versión de lo que guardaste estará copiada automáticamente en el sitio de Dropbox. Podrás abrir cualquier ordenador, ir a la web de www.Dropbox.com y descargar una copia de tu documento y seguir trabajando en ello.
Siempre que modifiques un documento dentro de la carpeta Dropbox, el símbolo junto a la carpeta cambiará de la marca verde (que indica que todos los ficheros están tienen copia en la web de Dropbox) a unas flechitas azules girando sobre ellas mismas (tercera imagen). El cliente de Dropbox te informa así que está subiendo a la web los documentos guardados en la carpeta:
La copia funciona también en sentido opuesto; es decir, si subes un documento a tu sitio web de Dropbox, al llegar a casa el cliente de Dropbox que has instalado en tu ordenador detectará que has añadido un documento vía web y lo descargará a la carpeta Dropbox de tu ordenador.
De esta manera, si tienes instalado Dropbox en el ordenador de casa y en el del trabajo, no importa dónde modifiques tus documentos: Dropbox se encargará de que siempre estén actualizados a la última versión, sin importar dónde lo hayas modificado (o si lo has subido a través de la web). Esto hace que Dropbox sea mucho mejor que cualquier pendrive, pues así no tienes que preocuparte de copiar los documentos de un sitio a otro, sino que Dropbox se encarga de todo por tí.
Otra ventaja de Dropbox es que no sólo se guarda una copia de tus documentos en su web: se guardan las últimas versiones de cada documento! Eso significa que siempre puedes volver a una versión antigua de tus documentos (la versión gratuita sólo guarda unas cuantas revisiones; en los planes de pago tienes revisiones infinitas de todos tus documentos).
Como puedes ver en la siguiente imagen, Dropbox guarda unas cuantas versiones del documento donde guardo mis apuntes de una asignatura:
Puedo echarle un vistazo al aspecto del documento en algún momento anterior e incluso restaurar la versión actual a un estado anterior. Un aspecto destacable es que si borras un documento, Dropbox también guarda una copia, lo que es muy útil si has borrado un documento y más tarde te arrepientes y quieres recuperarlo...
El hecho de que Dropbox guarde automáticamente una copia de todos los documentos que guardes o modifiques en la carpeta Dropbox lo convierte en un sistema de copia de seguridad sencillo, aunque robusto.
Dropbox permite hacer muchas otras cosas... Pero para evitarte sustos como el que explicaba al principio de este artículo, como mínimo deberías utilizarlo para guardar los documentos que no quieres perder si le pasa algo a tu ordenador o que necesitar tener siempre accesibles desde cualquier sitio con conexión a internet.
Si te animas a probarlo, te agradecería que utilizaras este enlace : http://db.tt/PYB1XoU (así Dropbox me aumentará el espacio un poquito por enviar a un amigo).
Si te gusta la idea pero Dropbox no te convence, debes saber que tienes otras opciones. Dropbox fue la pionera, pero poco a poco han surgido otras alternativas que tienen sus propias ventajas e inconvenientes.
Si lo que necesitas es mucho espacio, te recomiendo SkyDrive, de Microsoft (ligada a una cuenta de Hotmail, o Live Mail o como quiera que lo llamen ahora.).
SkyDrive también tiene un programa que se encarga de sincronizar los documentos en una carpeta del ordenador con el espacio en la web y se integra perfectamente con tu correo de Hotmail.
El último en llegar a la arena de los discos duros online ha sido Google, con su Google Drive. Google ofrece 5GB de espacio, que es más del doble que Dropbox, aunque sólo una quinta parte de lo que ofrece Skydrive (25GB). Google Drive también ofrece un cliente para mantener sincronizados los documentos de tu ordenador y la web de Google Drive, así que elegir uno u otro es simplemente una cuestión de elegir el que más te guste.
En mi caso, Dropbox fue el primero que empecé a utilizar, así que estoy completamente enganchado. A través de las invitaciones a amigos y de eventos como la DropQuest que se organiza cada año (la de este año la fui narrando en Twitter), he pasado de los 2GB iniciales a poco más de 8GB (de forma gratuita!!).
Recientemente he empezado a probar Google Drive ya que estoy trabajando de forma intensa con Google Docs. De esta forma también tengo separados los documentos relativos al curso que realizo por las mañanas y el resto de documentos personales almacenados en Dropbox.
En cualquier caso, tú decides... Pero utiliza alguno y ahórrate un susto por si un día tu ordenador dice basta!
Aunque el problema se ha solucionado sacando la batería y volviendo a colocarla, este ejemplo real como la vida misma me ha servido para escribir este post sobre Dropbox.
Dropbox, para quien no lo conozca, es un programita gratuito que puede desargarse de Dropbox.com. El vídeo en su web (que está en español-latino), explica perfectamente para qué sirve Dropbox.
Sin embargo, en este post quiero centrarme en uno de los usos más básicos: como sistema de copias de seguridad automáticas.
En primer lugar, debes crear una cuenta en Dropbox.com (el registro es gratuito). Con el plan gratuito, Dropbox pone a tu disposición 2GB de almacenamiento en la nube, es decir, en internet. Si necesitas más espacio, puedes conseguirlo pagando por el espacio que necesites.
Puedes pensar en Dropbox como un "pendrive" en la web: del mismo modo que para pasar los documentos de un pc a otro puedes utilizar una memoria USB, puedes realizar el mismo proceso a través de la web de Dropbox. Es decir, en vez de pasar los documentos del pc de casa al pendrive y después del pendrive al ordenador del trabajo, con Dropbox subes los documentos a la web desde tu casa y los descargas desde el ordenador del trabajo. La primera ventaja de Dropbox respecto al pendrive es que no puedes "perder la web de Dropbox" o "dejártela en casa" y otras cosas por el estilo que sí que pueden ocurrir con un pendrive.
La principal desventaja es que tienes que subir los archivos a la web de Dropbox, y dependiendo de la velocidad de tu conexión, este proceso será más o menos rápido.
Afortunadamente los chicos de Dropbox han pensado en ello y te ofrecen un programita que se encargue de todo el proceso por tí. Como ves, en la página de Dropbox es difícil no fijarse en el enorme botón de "Descargar Dropbox".
No importa si tu ordenador es un PC con Windows, un Mac o un ordenador con Linux.... De hecho, no hace falta ni que sea un ordenador y también puedes instalar el programa de Dropbox en tu móvil!
Durante el proceso de instalación de este cliente de Dropbox, deberás introducir tu usuario (la cuenta de correo electrónico con la que te has registrado) y la contraseña. El programa crea una carpeta en "Mis Documentos" (si tu PC es Windows, en tu "Home" en Mac y Linux) llamada "Dropbox".
A partir de ahora, cualquier cosa que coloques en esta carpeta se subirá automáticamente a la web de Dropbox (a ese "pendrive" de 2GB en internet que te ofrece Dropbox de forma gratuita). Así, si estás trabajando en un documento superimportante y tu ordenador se apaga de pronto, la última versión de lo que guardaste estará copiada automáticamente en el sitio de Dropbox. Podrás abrir cualquier ordenador, ir a la web de www.Dropbox.com y descargar una copia de tu documento y seguir trabajando en ello.
Siempre que modifiques un documento dentro de la carpeta Dropbox, el símbolo junto a la carpeta cambiará de la marca verde (que indica que todos los ficheros están tienen copia en la web de Dropbox) a unas flechitas azules girando sobre ellas mismas (tercera imagen). El cliente de Dropbox te informa así que está subiendo a la web los documentos guardados en la carpeta:
La copia funciona también en sentido opuesto; es decir, si subes un documento a tu sitio web de Dropbox, al llegar a casa el cliente de Dropbox que has instalado en tu ordenador detectará que has añadido un documento vía web y lo descargará a la carpeta Dropbox de tu ordenador.
De esta manera, si tienes instalado Dropbox en el ordenador de casa y en el del trabajo, no importa dónde modifiques tus documentos: Dropbox se encargará de que siempre estén actualizados a la última versión, sin importar dónde lo hayas modificado (o si lo has subido a través de la web). Esto hace que Dropbox sea mucho mejor que cualquier pendrive, pues así no tienes que preocuparte de copiar los documentos de un sitio a otro, sino que Dropbox se encarga de todo por tí.
Otra ventaja de Dropbox es que no sólo se guarda una copia de tus documentos en su web: se guardan las últimas versiones de cada documento! Eso significa que siempre puedes volver a una versión antigua de tus documentos (la versión gratuita sólo guarda unas cuantas revisiones; en los planes de pago tienes revisiones infinitas de todos tus documentos).
Como puedes ver en la siguiente imagen, Dropbox guarda unas cuantas versiones del documento donde guardo mis apuntes de una asignatura:
El hecho de que Dropbox guarde automáticamente una copia de todos los documentos que guardes o modifiques en la carpeta Dropbox lo convierte en un sistema de copia de seguridad sencillo, aunque robusto.
Dropbox permite hacer muchas otras cosas... Pero para evitarte sustos como el que explicaba al principio de este artículo, como mínimo deberías utilizarlo para guardar los documentos que no quieres perder si le pasa algo a tu ordenador o que necesitar tener siempre accesibles desde cualquier sitio con conexión a internet.
Si te animas a probarlo, te agradecería que utilizaras este enlace : http://db.tt/PYB1XoU (así Dropbox me aumentará el espacio un poquito por enviar a un amigo).
Si te gusta la idea pero Dropbox no te convence, debes saber que tienes otras opciones. Dropbox fue la pionera, pero poco a poco han surgido otras alternativas que tienen sus propias ventajas e inconvenientes.
Si lo que necesitas es mucho espacio, te recomiendo SkyDrive, de Microsoft (ligada a una cuenta de Hotmail, o Live Mail o como quiera que lo llamen ahora.).
SkyDrive también tiene un programa que se encarga de sincronizar los documentos en una carpeta del ordenador con el espacio en la web y se integra perfectamente con tu correo de Hotmail.
El último en llegar a la arena de los discos duros online ha sido Google, con su Google Drive. Google ofrece 5GB de espacio, que es más del doble que Dropbox, aunque sólo una quinta parte de lo que ofrece Skydrive (25GB). Google Drive también ofrece un cliente para mantener sincronizados los documentos de tu ordenador y la web de Google Drive, así que elegir uno u otro es simplemente una cuestión de elegir el que más te guste.
En mi caso, Dropbox fue el primero que empecé a utilizar, así que estoy completamente enganchado. A través de las invitaciones a amigos y de eventos como la DropQuest que se organiza cada año (la de este año la fui narrando en Twitter), he pasado de los 2GB iniciales a poco más de 8GB (de forma gratuita!!).
Recientemente he empezado a probar Google Drive ya que estoy trabajando de forma intensa con Google Docs. De esta forma también tengo separados los documentos relativos al curso que realizo por las mañanas y el resto de documentos personales almacenados en Dropbox.
En cualquier caso, tú decides... Pero utiliza alguno y ahórrate un susto por si un día tu ordenador dice basta!
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